Etikett: Kundservice

Kundservice – inget för robotar

Sveriges kommuner är i kris – fyra av fem tvingas skära ner.

Ett resebolag går i konkurs – plötsligt är tusentals resenärer runt om i världen strandsatta.

Ett kryphål uppstår trots  ny lagstiftning – och kunder förlorar stora belopp efter omoralisk telefonförsäljning.

Överallt när företag och organisationer kommer i kris på sätt som drabbar kunder, medlemmar eller medborgare överlag är kundservicen den första frontlinjen. Arga människor, som känner sig kränkta och dåligt behandlade kontaktar gärna media och så är krisen i full gång på alla plan.

En bra kundserviceenhet med vettiga policys och praktiska riktlinjer fungerar som en skyddsvall, den kan stoppa, eller åtminstone mildra, en potentiell kris redan innan den uppstått.

Samtidigt är den på sina håll chockerande dålig och eftersatt. Inte i första hand på grund av personalen som ju ofta får en jobbig psykisk arbetsmiljö med utskällningar och glåpord. Utan för att företag myndigheter och organisationer på högsta ledningsnivå inte prioriterar kundservice. Kanske upplevs det inte tjusigt nog,  jämfört med att skriva fina policyprogram eller medieträna direktörer att gå fram bra i TV .  Ibland tror jag det är så illa (kanske omedvetet) att en dålig, okänslig kundservice uppfattas som lönsam eftersom den skrämmer bort kunder från att driva anspråk och ersättningskrav.

Jag har alltid försökt ha med detta perspektiv i de många  krishanteringar  jag varit med om som konsult de senaste 22 åren.

Men på senare tid har jag också som privatperson fått uppleva hur viktig kundservicen är – och dragit slutsatser som jag har nytta av i mitt arbete.

Det allra värsta: Robotisering, AI (artificiell intelligens) och outsorcing av kundtjänst till diverse öststater där kommunikationen får ske på i bästa fall knackig engelska. 5 olika alternativ du ska välja mellan med siffra och hashtag. Klagomål som måste framföras via trubbiga ”boxar” på företags hemsidor där de föreslagna alternativen kanske inte alls stämmer in med den berättelse du faktiskt har.

Allt detta kan sammanfattas i en mening: Du blir som kund inte sedd. Du upplever inte att det finns en människa bakom som kan se och värdera just ditt klagomål. Du är kanske ledsen, förbannad och besviken och får ett kallt och opersonligt bemötande. Självklart betyder det att skyddsvallen brister, att det hälls bensin på brasan så irritationen bara flammar högre.

Jag har några relativt färska exempel från min egen erfarenhet:

  • Jag fick vänta 12 timmar på att lyfta från en flygplats och hamnade på Arlanda mitt i natten då bussarna slutat gå. Och på flera timmar gick det inte att få taxi. Misär.

Men flygbolaget hade lovat att vi som drabbats skulle få den middag vi behövde äta på flygplatsen betald.  Medresenärer såg att det gick att få en kupong på ett ställe och därmed betalt direkt, jag tog istället ett kvitto och ringde i efterhand för att få ersättning. Hamnade hos en handläggare utomlands ifrån som knappt kunde ge mig instruktioner på engelska och byråkratin kring att skicka in detta kvitto var dessutom så komplicerad att jag gav upp direkt. Jag hade råd att betala min middag. Flygbolaget tjänade in den notan och tjänar säkert också pengar på att anlita en billigare utländsk leverantör av kundtjänst. Men relationen till mig och mitt förtroende är förstört för lång tid framåt.

  • Jag fick en ny router av min teleoperatör.

Hur jag än följde anvisningarna på nätet kunde jag inte koppla min skrivare trådlöst. Det tog två dagar av intensiv kundtjänstuppvaktning  hos båda bolagen innan jag kunde få reda på att det helt enkelt inte gick eftersom den nya routern var mobil och därför inte kompatibel med skrivaren. En sådan information borde jag, av en upplyst kundtjänst, från någondera av de berörda bolagen, kunnat få på två minuter.

  • Kränkande behandling från en servicepersonal på ett företag.

Det gick inte att mejla klagomål, utan man skulle försöka hitta rätt i mallade ”boxar” på en hemsida. När detta löstes genom att en kreativ handläggare lät mig mejla personligen till honom fick jag ett autosvar på engelska att mitt mejl var läst och att handläggningstiden var flera veckor!

Det hela löstes snabbt och resolut, främst genom att jag tog kontakt med kommunikatörer högre upp i kedjan och fick personlig hjälp.

Jag blev sedd, lyssnad på och fick problemet åtgärdat. Men rutinerna som fanns, med okänsligt autosvar och ingen mejladress, var ju bedrövliga. Jag är van vid kommunikation och kan finna alternativa kommunikationsvägar som ”rundar systemet”. Men hur fungerar det för andra människor som är mer försiktiga av sig, kanske konflikträdda och ovana med byråkrati? Hur många blir avskräckta och förlorar förtroendet?

Sensmoralen som jag ser det är att kommunikations-och marknadsansvariga hos företag och organisationer bör ta greppet över kundservice, framhäva hur viktig den är, stimulera personalen, utbilda med medieträning och retorikkurser och och ge den kommunikativa riktlinjer som fungerar och som stärker varumärket. Var försiktiga med automatiseringen – det är säkert utmärkt med AI i många sammanhang när rutiner ska hanteras effektivt. Men det är förödande att robotisera mänskliga relationer.

De mest insiktsfulla kunder jag haft genom åren har ofta haft detta perspektiv som något helt självklart. Det har givetvis underlättat mina krishanteringar.

Och därmed över till kommunernas aktuella kris. De kommunikativa utmaningarna kommer att bli jättestora när fyra av fem kommuner skär ner. Skattehöjningar, nedlagda skolor, försämrad vård och barnomsorg, integrationskostnader i många kommuner. Svåra politiska beslut där förvaltningschefer kommer att stå ansvariga inför allmänheten för genomförandet.

Hur ni än hanterar den krympande kakan – spara inte på kommunikationen! Det kommer att ha oerhört stor betydelse hur politiker och tjänstemän lyckas förklara de steg de vidtar och varför de valt just de prioriteringar de gjort. Men minst lika viktigt är det att lyssna, vara villig till förändringar vid konstruktiv kritik och att visa att varje person som klagar blir sedd.

Paul Ronge

Så mycket badwill gav ”Mme Barsk” Malmö Aviation

En fantastiskt trevlig dag igår på Kommek i Malmö fick en mycket märklig avslutning.

Under trevligt samtal med Dagens Samhälles Andreas Henriksson på vägen hem så hamnar flygplanet plötsligt i total turbulens. Vi faller i en luftgrop som är den häftigaste jag upplevt sedan Jens Assur och jag på Expressentiden 1995 flög med ett mystiskt propellerplan från Bryssel.

Jag har precis fått påfyllning på min kaffekopp som står på bordet och under turbulensen i det ”fria fallet” flyger en kaskad av kaffe över kostymbyxorna.

Den unga flygvärdinnan ser direkt vad som händer och kastar sig fram: ”Vi beklagar, du kommer att få en tvättbiljett och det går bra att hämta den hos oss där framme efter landning”.

Han går och jag vänder mig till Andreas Henriksson och säger: ”Det där var himla bra skött”.

Då kommer plötsligt flygvärdinna 2, en kvinna med barsk uppsyn, och desavouerar sin kollega. Hon säger att jag inte kan få någon tvätt betald eftersom reglementet säger att bolaget betalar när flygvärdinnorna spiller på passagerare, men inte när passagerarna själva gör det: ”Hur skulle det se ut om vi betalade kemtvätt för alla som spiller kaffe i en turbulens”.

Hon ville fortsätta att uppfostra mig om ”reglementet” och jag blir tvärförbannad. Säger åt henne att om jag inte får någon tvättbiljett så vill jag att hon går. Jag vill inte höra ett ord till. I tysthet döper jag henne till Madame Barsk.

Väl hemma börjar jag twittra om händelsen och får ett enormt gensvar. Och det handlar givetvis inte om att jag vill skapa opinion för att slippa en tvättnota! Jag har råd med kemtvätt, eller en helt ny kostym om det gäller. Det handlar om att visa Malmö Aviation hur mycket negativ PR man kan köpa sig genom att ta tillbaka ett fullständigt självklart och korrekt erbjudande om att betala en kemtvätt.

Och här var min tanke och mitt experiment: För bara kanske 5-6 år sedan så kunde vi som kunder bara ta stryk när folk i någon liten maktställning hade en dålig dag och bemötte oss dåligt. För små incidenter för att platsa i tidningen, för små för att man skulle orka klaga hos kundservice eller ledning. Vi bet ihop och försökte glömma obehaget.

Jag hade då till exempel aldrig haft en chans, inte haft ett forum, att slå tillbaka mot småpåveriet som jag utsattes för igår.

Nu gick det, tack vara bland andra @stielli, @carrof, @cassandrainfo, @kaffe_flickan, @UaedE, @karinklerfelt, @sjoshult, @HScholdstrom, @AHenriksson, @ericljunggren,  @VickiQvarnström,  @RobvonE, @sjolars, Jansson_Lotta, @TroedTroedsson,  @olaberg, @MariaBettinsoli,  @Jonas_Malm, @OliverRosengren, @AnnikaMalmberg, R_Bson, @TLaakso, @Brottsanalys, @Lattefarsan, @tinsaynes, @MikaelSjoberg, @Fly_Norwegian, @LinaRudin, @MissLauraluna @partillhead, @Maxtweets, @CalleNathanson, @CaptainJimSmith, @Millmarker, @SvtRo, @ollsan2001, @Rodaberget och @JanneEriksson som alla var med i den galna twittertråden om min flygfadäs igår.

Malmö Aviation var under hela gårdagen på en utbildning i sociala medier (!) och missade därmed Twitterflödet kring händelsen.

Men idag fick jag följande mejl av Vice President Marketing Henrik Löfberg på Malmö Aviation:

”Hej Paul
För det första vill jag beklaga att du igår fick spillt kaffe på din kostym. Turbulens är inte att leka med och jag hoppas att du inte fick brännskador om kaffet var hett?
För det andra låter vi på Malmö Aviation oss imponeras av engagemanget runt just spillt kaffe.J Ironiskt nog var vi på The Conference i Malmö och lyssnade och inspirerades av bla kommunikation i sociala kanaler, därav responstiden. Twitter är normalt sett en mycket liten kommunikationskanal mellan oss och våra kunder och vi försöker vara närvarande utan att proaktivt jobba med egen kommunikation.
För det tredje vill vi återställa förtroendet för vår servicenivå och se till att din kostym blir tvättad enligt konstens regler. Precis så som vi brukar behandla våra kunder när liknande händer. Varför det blev som det blev igår vet jag inte men vi undersöker det just nu. Det vore därför bra om du kan antingen lämna in din kostym för tvätt och sedan skicka in kvittot till vår Customer Relations eller skicka analoga kontaktuppgifter till customer.relations@malmoaviation.se så tar vi hand om det på bästa sätt.”

Total reträtt alltså jämfört med Mme Barsks karska uppträdande.

Och här mitt svar:

”Hej Henrik,
tack för ditt mejl. Det viktiga i den twitterström som skedde kring incidenten igår är inte mitt spillda kaffe, eller att det fläckade min kostym. Det viktiga var det mycket dåliga bemötande jag fick av en uppenbart i någon form arbetsledande flygvärdinna som desavouerade en yngre flygvärdinna som på eget initiativ, när han såg vad som hände, lovade mig en kemtvättbiljett.
Hon var otrevlig, övermaga och skulle uppfostra mig om att det var jag som spillt på mig och alltså hade mig själv att skylla, trots att jag inte ens hann hålla i koppen på bordet och inte hade en chans att rädda mig undan kaffekaskaden när det under några sekunder rådde mycket kraftig turbulens. När hon tog den positionen mot mig så blev hon Malmö Aviations representant och då föll mitt förtroende snabbare än planet i luftgropen.
Jag är en delvis offentlig person, med medial vana, engagerad i samhällsdebatten och med ett brinnande intresse för PR, god som dålig.
Jag skulle aldrig drömma om att använda detta inflytande för att få en kemtvätt betald som er representant förvägrade mig igår. Det vore att utnyttja min ställning i sociala medier för att få personliga förmåner, som andra utan samma inflytande inte skulle fått.
Jag gick igår in för att, med Twitter som nyckel, kraftigt repa ert varumärke i lacken.  För att ni skulle inse att där man tidigare bara maktlös kunde knyta näven i fickan mot en Mme Barsk som hade en dålig dag, så kommer ni inom rätt nära framtid att möta arga och missnöjda kunder som, precis som jag, driver sin kritik i sociala medier, på twitter, facebook och i bloggar.
Kanske bäst att inse att kundservice är A och O och ge den ”seniora” Mme Barsk en klar fingervisning att hon bör lära av sin yngre kollega som direkt agerade så att det hade blivit en positiv tweet om han inte blivit överkörd.
”Mme Barsk” är alltså flygvärdinnan som var någon sorts halvbas på planet Malmö-Bromma igår kl 15.30. Vad hon heter vet jag ju inte.
Men om jag får en ursäkt från henne, skriftligt eller till mobilnumret nedan, så kan väl förtroendet vara någorlunda återställt.
Mvh
/Paul”

Tusen tack alla som ställde upp i denna galna ”Aviationriot”. Får den Malmö Aviation och andra företag att skärpa sin kundservice i rädsla för vad sociala medier numera kan ställa till med så är det värt varje krona i min kommande tvättnota.

/Paul Ronge